Kort antwoord
Welke GDPR-tool het beste past, hangt af van je situatie. Wil je geen cloudabonnement en blijft je data liever lokaal? Dan is het DPO-dossier een geschikte optie: eenmalige aanschaf, geen account. Werk je liever met automatische scans in de cloud? GDPRWise start vanaf 395 euro per jaar. Het gratis model van de Gegevensbeschermingsautoriteit volstaat enkel voor de eenvoudigste dossiers.
Inhoudsopgave
- Waarom heb je een GDPR-tool nodig?
- Welke GDPR-tools bestaan er voor Belgische kmo’s?
- Wat biedt het DPO-dossier?
- Wat krijg je voor je geld bij GDPRWise?
- Is NARIS-GRC een optie voor een kmo?
- Volstaat het gratis model van de Gegevensbeschermingsautoriteit?
- Welke tool past bij jouw kmo?
- Veelgestelde vragen
Waarom heb je een GDPR-tool nodig?
Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet daarover verantwoording kunnen afleggen. Artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), officieel Verordening (EU) 2016/679, verplicht een register van verwerkingsactiviteiten. Die verplichting geldt in principe voor organisaties vanaf 250 medewerkers, maar de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) past ze in de praktijk ruim toe: zodra je verwerking niet occasioneel is, of gevoelige gegevens bevat, moet je toch een register bijhouden. Een GDPR-tool helpt je dat register op te stellen en actueel te houden, samen met verplichte documenten zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een register van datalekken.
Ben je op zoek naar de beste GDPR-tool in Belgie, dan kom je drie soorten oplossingen tegen: een offline programma, een cloudplatform, of een gratis sjabloon. Dit artikel vergelijkt de vier concrete opties die een Belgische kmo vandaag heeft: het DPO-dossier, GDPRWise, NARIS-GRC en het gratis model van de GBA.
Welke GDPR-tools zijn er voor Belgische kmo’s?
De tabel hieronder zet de vier opties naast elkaar op prijs, type en doelgroep.
| Tool | Type | Prijs | Voor wie | Grootste beperking |
|---|---|---|---|---|
| DPO-dossier | Offline, lokaal bestand | Eenmalige aanschaf, proefperiode beschikbaar | Kmo’s, lokale besturen en externe DPO’s die geen cloud willen | Geen automatische online scans |
| GDPRWise | Cloud, SaaS | Gratis scan; 395 euro/jaar (Peace of Mind); 999 euro/jaar (Scale, 50-150 medewerkers) | Kleine bedrijven die snel willen starten | Data staat bij een externe cloudverwerker |
| NARIS-GRC | Cloud, breed GRC-platform | Vanaf 750 euro/maand, onbeperkt aantal gebruikers | Grotere organisaties met meerdere compliance-domeinen | Instapprijs hoger dan een kmo doorgaans nodig heeft |
| Gratis model GBA | Excel-sjabloon | Gratis | Zeer kleine, eenvoudige verwerkingsregisters | Geen automatisering, geen herinneringen, geen DPIA-koppeling |
Wat biedt het DPO-dossier?
Het DPO-dossier is een offline programma dat op je eigen computer draait. Alle gegevens worden lokaal versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM-encryptie, in één bestand. Er is geen account, geen cloudopslag en geen maandelijks abonnement nodig: het programma doet geen enkele netwerkaanvraag. Het bundelt het verwerkingsregister volgens de structuur van de GBA, een risicobeoordeling voor DPIA’s, een AI-register, een module voor de FRIA (grondrechteneffectbeoordeling) en datalekbeheer met een aftellende timer van 72 uur. Daarnaast kun je bestaande Excel-registers en PDF- of Word-contracten importeren, wat het overstappen vanaf een los sjabloon vereenvoudigt.
Voor wie geen data buiten de eigen organisatie wil laten circuleren, is dat het grootste verschil met de twee cloudplatformen hieronder: er is geen derde partij die als verwerker optreedt voor je eigen compliance-dossier. Bekijk het DPO-dossier voor de volledige functielijst en de proefperiode.
Wat krijg je voor je geld bij GDPRWise?
GDPRWise is een cloudplatform. Je start met een gratis AI-scan van je website, zonder account. Wil je verder, dan betaal je 395 euro per jaar voor het pakket Peace of Mind, dat GDPRWise zelf aanbeveelt voor kmo’s. Dat pakket omvat automatische documentgeneratie (privacyverklaringen, verwerkersovereenkomsten, verwerkingsregister), een driemaandelijkse websitescan, samenwerking tussen medewerkers en e-mailondersteuning. Grotere organisaties, tussen 50 en 150 medewerkers, betalen 999 euro per jaar voor het pakket Scale, met ondersteuning voor meerdere entiteiten, NIS2-actielijsten en maandelijkse scans.
Omdat alles in de cloud staat, ben je voor updates en beveiliging afhankelijk van de leverancier, en komt er een bijkomende verwerkersovereenkomst bij kijken. Zoals we eerder al beschreven in onze analyse van GDPR-software, is dat voor sommige kmo’s precies de reden om toch voor een offline oplossing te kiezen.
Is NARIS-GRC een optie voor een kmo?
NARIS-GRC is geen zuivere GDPR-tool, maar een breder platform voor governance, risk en compliance (GRC) dat naast de AVG ook andere normenkaders beheert, zoals informatieveiligheid en NIS2. De prijs begint vanaf 750 euro per maand, voor een onbeperkt aantal gebruikers binnen de organisatie. De voorbeeldklanten die het bedrijf zelf noemt, zijn vooral gemeenten, ziekenhuizen, verzekeraars en woningcorporaties: organisaties die meerdere compliance-domeinen tegelijk beheren en daarom baat hebben bij één centraal platform.
Voor een kmo die in de eerste plaats de AVG op orde wil krijgen, is dat instapbedrag doorgaans hoger dan nodig. NARIS-GRC wordt in dit artikel toch meegenomen omdat het in de praktijk opduikt als vergelijkingspunt bij verwerkingsregister-software, ook al is het eigenlijk voor een ander marktsegment gebouwd.
Volstaat het gratis model van de Gegevensbeschermingsautoriteit?
De GBA biedt zelf een gratis Excel-sjabloon aan voor het register van verwerkingsactiviteiten. Voor een zeer klein bedrijf met enkele eenvoudige verwerkingen (bijvoorbeeld alleen klantenadministratie en personeelsbeheer) kan dat sjabloon volstaan om aan de basisverplichting te voldoen.
Het sjabloon bevat geen automatische herinneringen wanneer een verwerking verandert, geen koppeling met een DPIA, en geen ondersteuning bij het afhandelen van een datalek binnen de wettelijke termijn van 72 uur. Zodra je verwerkingen complexer worden, met meerdere afdelingen, externe verwerkers of doorgifte buiten de EU, loop je snel tegen de grenzen van een los Excel-bestand aan. Wat een Excel-bestand daarbij precies mist, beschrijven we in detail in dit overzicht.
Welke tool past bij jouw kmo?
Een korte beslissingshulp, op basis van wat voor jouw organisatie het zwaarst weegt:
- Wil je geen cloud en zelf de volledige controle over je data houden? Kies het DPO-dossier.
- Wil je snel starten met automatische scans en stoort een cloudabonnement je niet? Kies GDPRWise.
- Beheer je, naast de AVG, ook andere compliance-domeinen in een grotere organisatie? Kies NARIS-GRC.
- Heb je een heel eenvoudig verwerkingsregister en voorlopig geen budget? Begin met het gratis model van de GBA, maar reken op groeipijnen zodra je organisatie of je verwerkingen complexer worden.
Wil je zelf ervaren hoe een offline GDPR-tool werkt, zonder cloudabonnement en zonder dat je gegevens de deur uitgaan? Bekijk het DPO-dossier en start de proefperiode.
Veelgestelde vragen
Is een verwerkingsregister verplicht voor mijn kmo?
In de meeste gevallen wel. Artikel 30 van de AVG verplicht organisaties vanaf 250 medewerkers formeel, maar de Gegevensbeschermingsautoriteit past de uitzondering voor kleinere organisaties strikt toe: zodra je verwerking niet occasioneel is of een risico inhoudt voor de rechten van betrokkenen, moet je toch een register bijhouden.
Wat kost een GDPR-tool gemiddeld voor een kmo?
Dat verschilt sterk per type tool. Een cloudabonnement zoals GDPRWise kost 395 euro per jaar voor het kmo-pakket. Een offline tool zoals het DPO-dossier vraagt geen jaarlijks abonnement. Een breder GRC-platform zoals NARIS-GRC start vanaf 750 euro per maand en is vooral bedoeld voor grotere organisaties.
Kan ik gewoon het gratis model van de GBA gebruiken?
Voor een heel eenvoudig verwerkingsregister kan dat. Zodra je met meerdere afdelingen, externe verwerkers of internationale doorgifte werkt, mis je in een Excel-bestand de automatische herinneringen, het versiebeheer en de koppeling met een DPIA die een gespecialiseerde tool wel biedt.
Wat is het verschil tussen een offline en een cloudgebaseerde GDPR-tool?
Bij een offline tool blijft alle data op je eigen computer, zonder account of internetverbinding nodig. Bij een cloudtool staat je register op de servers van de leverancier, meestal met automatische scans en updates inbegrepen, maar ook met een doorlopend abonnement en een bijkomende externe verwerker.
Welke GDPR-tool raadt Stijn Belmans aan?
Dat hangt af van je situatie. Wie geen cloud wil en zelf de controle wil houden over de eigen gegevens, kiest voor een offline oplossing zoals het DPO-dossier. Wie liever automatische scans en cloudopslag heeft, is met GDPRWise geholpen. Er bestaat geen tool die voor elke kmo automatisch de beste keuze is.
Wil je zelf ervaren hoe een offline GDPR-tool werkt, zonder cloudabonnement en zonder dat je gegevens de deur uitgaan? Bekijk het DPO-dossier en start de dertig dagen gratis proefperiode.
