Elke vzw in België moet jaarlijks een jaarrekening opmaken en laten goedkeuren door de algemene vergadering: model A (kasboekhouding) op papier bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, model B of C (dubbele boekhouding) elektronisch bij de Nationale Bank. Onafhankelijk onderzoek van UGent (via IBR-IRE) laat zien hoe moeilijk dat in de praktijk loopt.
Dat is zelden onwil. De meeste vzw-besturen bestaan uit vrijwilligers die dit erbij doen, vaak met een Excel-sjabloon of een boekhoudpakket dat voor een bvba of eenmanszaak gebouwd is — niet voor een vzw met een griffie-neerlegging, een klantenlisting-drempel, of een kwijting die de algemene vergadering afzonderlijk moet goedkeuren. Offacto voor vzw’s is gebouwd op die specifieke werkelijkheid: het model waaronder jouw vzw valt, de roosters die je btw-aangifte nodig heeft, en de documenten die je uiteindelijk moet ondertekenen en neerleggen.
De wet trekt drie categorieën: model A (kasboekhouding: max. 5 werknemers, €391.000 ontvangsten, €1.562.000 balanstotaal), model B (verkort schema, kleine vzw boven die grenzen) en model C (volledig schema, grote vzw). Welk model op jouw vzw van toepassing is, bepaalt de tool zelf bij de eerste instelling — hieronder de drie profielen waar ik het meest voor bouw.
De vrijwillige penningmeester
Een kleine vzw met een eenvoudige kasboekhouding. Je wil geen tweede, onbezoldigde job als boekhouder: gewoon facturen inscannen en aan het einde van het jaar een correcte staat van ontvangsten en uitgaven.
De groeiende vzw
Je vzw nadert de grens of zit er al over: dubbele boekhouding, een resultatenrekening en balans, en een elektronische neerlegging bij de Nationale Bank die geld kost als ze fout gebeurt.
De boekhouder met meerdere vzw’s
Je begeleidt verschillende vzw-besturen en wil per dossier tijd besparen op OCR, btw-roosters en documenten — zonder voor elke vzw een apart, duur boekhoudpakket op te zetten.
Acht kernfuncties die samen het grootste deel van een vzw-boekhouding afhandelen: telkens automatisch, telkens na te trekken.
Er bestaan tientallen boekhoudpakketten in België, en een aantal daarvan claimt ook voor vzw’s te werken. Drie dingen maken deze aanpak anders.
Gebouwd vanuit de wetgeving, niet er bovenop geplakt
De meeste boekhoudpakketten zijn gemaakt voor een bvba of eenmanszaak, met een vzw-modus die er later bij geplakt werd. Hier is het omgekeerd: het model A/B/C-onderscheid, de klantenlisting-drempel van €250, de btw-roosters mét aftrekbeperking, en het verschil tussen een neerlegging bij de griffie of bij de Nationale Bank zitten vanaf het datamodel zelf ingebakken: niet als een uitzondering die achteraf gecorrigeerd moet worden.
Offline-first is een ontwerpkeuze, geen marketingclaim
Je data staat op je eigen toestel of een map die je zelf kiest: niet op een server die ik of een derde partij beheert, en geen maandelijks cloud-abonnement dat blijft lopen. Voor het dagelijkse werk heb je geen internet nodig; enkel voor de twee taken die inherent extern zijn (Peppol en Intervat) is er een kort, door jezelf gecontroleerd synchronisatiemoment.
Je werkt rechtstreeks met wie de code schrijft
Geen supportticket dat na drie dagen beantwoord wordt. Ik test elke uitbreiding tegen échte facturen, los een gemelde bug meestal binnen dezelfde dag op, en jij mailt rechtstreeks met de persoon die de volgende versie bouwt.
Mail me, en je hebt de tool nog deze week in handen: 30 dagen om ze op je eigen facturen te testen.